Рекс.Селлер формує первинні документи прямо із замовлень і закупівель — з вашими реквізитами, логотипом, товарами й сумами. Розділ «Документи» — реєстр усіх сформованих документів, а «Шаблони документів» у налаштуваннях визначають, як вони виглядають.

Які документи бувають

Документ Звідки Коли потрібен
«Рахунок на оплату» замовлення покупцю, який платить на рахунок — особливо юрособам і ФОП
«Видаткова накладна» замовлення передача товару покупцю-юрособі чи ФОП
«Акт виконаних робіт» замовлення з послугами для послуг (встановлення, налаштування, доставка як послуга)
«Товарний чек» замовлення покупцю-фізособі на вимогу
«Гарантійний талон» замовлення з товарами з гарантією чи серійними номерами на техніку, з умовами гарантії й відривними талонами
«Пакувальний лист» замовлення у посилку чи для складу: що зібрано
«Прибутковий касовий ордер» замовлення для готівкових оплат, якщо ви їх оформлюєте
«Накладна на повернення» замовлення з поверненням коли товар повертається
«Прибуткова накладна» закупівля оприбуткування товару від постачальника

Зверніть увагу

Товарний чек не замінює фіскальний чек ПРРО. Для оплати карткою, готівкою чи накладеним платежем потрібен фіскальний чек — Рекс.Селлер нагадає про це під час формування.

Не знаєте, що потрібно саме вашому покупцю? Спитайте Рекс.ШІ: «Які документи мені як ФОП потрібно давати покупцю-юрособі?».

Перед першим документом

Реквізити продавця беруться з отримувача оплати замовлення: назва ФОП, РНОКПП чи ЄДРПОУ, адреса, IBAN, банк, підписант, податковий статус. Заповніть їх один раз у Отримувачі оплати — далі вони підставлятимуться в кожен документ самі. Логотип береться з налаштувань компанії.

Сформувати документ із замовлення

  1. Відкрийте замовлення і натисніть «Документи».
  2. Оберіть документ у списку. Недоступні документи пояснюють чому: «замовлення ще не відвантажено», «немає послуг у замовленні», «немає товарів з гарантією чи серійними номерами»… Уже сформовані показують номер або позначку «чернетка».
  3. Відкриється перегляд документа з кнопками:
    • «Друк» і «Завантажити PDF»;
    • «Провести» — присвоїти номер і зафіксувати документ: «Документ проведено: № ВН-000124»;
    • «Оновити з даних» — перебудувати чернетку, якщо ви змінили замовлення;
    • «Скасувати документ».

Для закупівлі так само: кнопка «Документи» в закупівлі → «Прибуткова накладна».

Чернетка і проведений документ

  • Чернетка — документ без номера. Його можна друкувати, оновлювати з даних замовлення скільки завгодно. Чернетки не займають номери.
  • Проведений документ має номер і зафіксований вміст: подальші зміни в замовленні його не змінюють. Саме його варто надсилати покупцю.
  • Скасований — лишається в реєстрі зі статусом «Скасовано», а його номер не буде використано повторно.

Порада

Покупцю, який платить на рахунок, зручніше надіслати не PDF, а посилання Рекс.Рахунок: він відкриє рахунок з телефона, побачить склад замовлення, суму й реквізити з кнопками копіювання.

Масовий друк

У списку замовлень виберіть кілька замовлень і натисніть «Друк документів (N)». У вікні «Масовий друк»:

  1. Оберіть «Тип документа» — наприклад, «Пакувальний лист».
  2. За потреби поставте «Провести документи» — присвоїти номери (інакше друкуються чернетки). Уже проведені документи не дублюються.
  3. Натисніть «Сформувати PDF». Видно прогрес «Сформовано 12 з 30»; потім — «Завантажити PDF» чи «Відкрити PDF». Замовлення, для яких документ не підходить, буде пропущено («Пропущено: 2»).

Усі документи збираються в один PDF — зручно друкувати пачкою. Автоматичний друк на складі описано в статті «Принт-станції».

Реєстр «Документи»

Розділ «Документи» (група «Фінанси» в меню) — усі документи компанії за період: «Номер», «Дата», «Документ», «Статус» («Чернетка», «Проведено», «Скасовано»), «Контрагент», «Джерело» (замовлення, закупівля), «Сума», «Версія».

  • Пошук: номер документа, контрагент, номер замовлення.
  • Дії рядка: «Відкрити», «PDF», «Скасувати».
  • «Друкувати вибрані» — один PDF з кількох документів.
  • «Шаблони» — перехід до шаблонів документів.

Шаблони документів

«Налаштування» → «Шаблони документів». Вбудовані шаблони вже відповідають вимогам до первинних документів — їх можна використовувати як є або налаштувати під себе. Сторінка має три вкладки.

«Шаблони»

Перемикач мови — «Українська» / «English» (англійська версія — для іноземних покупців; якщо її немає, друкується українська). Для кожного документа — картка з мініатюрою, форматом (A4, A5, «Стрічка 80 мм») і кількістю варіантів. «Налаштувати» відкриває конструктор, «Новий шаблон» — створити ще один варіант (наприклад, «для B2B-клієнтів»): оберіть документ, з якого шаблону почати, назву, і чи «Використовувати для нових документів».

Конструктор шаблону

Зліва — налаштування, справа — живий перегляд документа («Режим»: «Налаштування» / «Перегляд»). Перегляд будується на «Зразок — або оберіть замовлення»: оберіть справжнє замовлення, щоб побачити документ на своїх даних. «Тестовий друк» друкує результат.

  • «Оформлення»: «Формат паперу»; «Логотип» (розмір «Без лого» / «Малий» / «Середній» / «Великий», розташування ліворуч чи праворуч); «Колір акценту» (заголовок, лінії, фон шапки таблиці) або «Свій колір»; «Шрифт» («Сучасний», «Класичний», «З засічками») і «Розмір тексту»; «Шапка» («З лінією», «Плашка», «Без лінії»); вирівнювання заголовка; «Таблиця товарів» («Сітка», «Смуги», «Лінії»). «Скинути оформлення» повертає вигляд вбудованого шаблону.
  • «Вміст»: назва й опис шаблону; «Що показувати» — «Як у компанії» або лише для цього шаблону; «Текст над документом» («Дякуємо, що обрали нас!») і «Примітка внизу» (умови доставки чи повернення, графік роботи, сайт); «Параметри документа» для всіх шаблонів цього документа; «Реквізити продавця» з посиланням «Змінити реквізити».
  • «Код»: HTML і CSS шаблону з виразами Handlebars — для повного контролю. Кнопка «Дані» вставляє поля: номер і дата документа, реквізити продавця й покупця, суми («Сума прописом», ПДВ, знижка), дані замовлення (ТТН, адреса доставки, отримувач, спосіб оплати) і готові блоки («Список товарів», «Якщо є покупець»). Помилки в коді показуються одразу, наприклад «Не закрито блок…».

Збереження:

  • вбудований шаблон не змінюється — після «Зберегти як мій» з'являється ваша копія, і документи друкуються за нею;
  • «Використовувати цей шаблон» робить варіант основним для документа;
  • «Відновити вбудований вигляд» повертає код і оформлення до вбудованої версії (назва й примітки лишаються).

«Нумерація»

Для кожного типу документа: «Префікс» (за замовчуванням Р-, ВН-, АКТ-, ТЧ-, ГТ-, ПРХ-, НПВ-, ПЛ-, ПКО-), кількість «Цифр», «Щорічно» (нумерація з 1 щороку з роком у номері: Р-2026-000123) і «Наступний номер». Натисніть «Зберегти нумерацію».

«Параметри»

Спільні параметри друку:

  • «Рахунок дійсний, днів»;
  • «Ставка ПДВ, % (для платників ПДВ)»;
  • «Копійки у «сумі прописом»» — цифрами (56 копійок), словами чи скорочено (56 коп.);
  • «Місце для печатки (М.П.)» і «Колонка «Код» (артикул)»;
  • «Місце складання» — наприклад, «м. Київ»;
  • для гарантійного талона — «Умови гарантії» (порожньо — стандартний текст відповідно до Закону «Про захист прав споживачів»), «Сервісний центр», «Відривні талони на гарантійний ремонт»;
  • «Додатковий текст у товарному чеку».

Підказки під час формування

Рекс.Селлер перевіряє документ і попереджає:

  • «ФОП 2 групи може продавати товари лише населенню та платникам єдиного податку — перевірте статус покупця.»
  • «Для оплати карткою, готівкою чи накладеним платежем потрібен фіскальний чек ПРРО — товарний чек його не замінює.»
  • «ФОП не зобов'язаний оформлювати прибуткові касові ордери (п. 11 Положення НБУ № 148).»

Часті питання

Як змінити ставку ПДВ у документах? «Налаштування» → «Шаблони документів» → вкладка «Параметри» → «Ставка ПДВ». ПДВ друкується, лише якщо отримувач оплати — платник ПДВ.

Змінив замовлення, а проведений документ старий. Проведений документ зафіксовано. Скасуйте його й сформуйте новий або, поки документ чернетка, натисніть «Оновити з даних».

Можна сформувати документ через Рекс.ШІ? Так: «Сформуй видаткову накладну для замовлення № 01472». Якщо документ треба провести одразу, помічник попросить підтвердження (Дії Рекс.ШІ).

Хто може формувати й налаштовувати документи? Ролі з дозволами на документи; шаблони змінюють ролі з доступом до налаштувань. Логотип компанії змінює власник або адміністратор.