Щоб бачити реальний прибуток, а не лише різницю між ціною продажу й закупівлі, записуйте все, що йде на магазин: оренду, рекламу, пакування, доставку за ваш рахунок, комісії, зарплату й податки. Рекс.Селлер віднімає ці витрати у звіті «Продажі та прибуток» — і показує, скільки ви насправді заробляєте.

Два види витрат

Загальні витрати Витрати по замовленню
Що це витрати компанії, не прив'язані до одного продажу витрати, які виникли через конкретне замовлення
Приклади оренда, таргет в Instagram, зарплата, податки, підписки доставка покупцю, комісія банку чи еквайрингу, комісія маркетплейсу, пакування
Де вносити розділ «Витрати» → «Нова витрата» у самому замовленні, вкладка «Витрати»
У звіті рядок «Загальні витрати» рядок «Накладні замовлень»

Обидва види видно в розділі «Витрати»: вкладки «Загальні», «По замовленнях» і «Усі». Витрати по замовленнях тут лише для перегляду — змінюють їх у замовленні.

Додати загальну витрату

  1. Відкрийте «Витрати» в бічному меню (група «Фінанси»).
  2. Натисніть «Нова витрата».
  3. Заповніть:
    • «Дата» — кнопки «Сьогодні» і «Вчора» поруч із полем;
    • «Сума» — якщо лишити порожньою, підставиться сума за замовчуванням з категорії;
    • «Категорія» — наприклад, «Реклама»;
    • «Магазин» — «Уся компанія» або конкретний магазин, якщо витрата стосується лише його (тоді вона враховується у звітах цього магазину);
    • «Коментар» — за ним потім можна шукати («Пошук у коментарях…»).
  4. Натисніть «Створити».

Змінити чи видалити витрату можна з меню рядка (або натиснувши на рядок).

Порада

Вносьте витрату тією датою, до якої вона належить. Оренда за листопад, сплачена 28 жовтня, — це витрата листопада, якщо ви хочете бачити прибуток листопада чесно.

Витрати по замовленню

У замовленні відкрийте вкладку «Витрати» → «Додати витрату» й оберіть категорію. Сума може бути:

  • фіксованою — «Доставка покупцю» 85 ₴;
  • відсотком від суми замовлення — «Комісія банку» 1,5 %;
  • сумою + відсотком — наприклад, 5 ₴ + 2 % комісії платіжної системи.

Відсоткові витрати перераховуються самі, коли змінюється сума замовлення. Докладно про вкладку — у статті «Картка замовлення».

Категорії

Кнопка «Категорії» відкриває «Категорії витрат». У новій компанії вже є стандартний набір:

  • «Загальні витрати»: Реклама, Оренда, Податки, Зарплата, Інше;
  • «Витрати по замовленню»: Доставка покупцю, Комісія банку (1,5 % за замовчуванням), Комісія маркетплейсу, Пакування.

Для кожної категорії видно, скільки в ній записів. «Нова категорія» додає свою:

  • «Назва» і «Тип» — загальні чи по замовленню;
  • «Батьківська категорія» — щоб зробити підкатегорію (наприклад, «Реклама» → «Instagram», «Google»);
  • «Сума за замовчуванням» і «% за замовчуванням» — підставляються автоматично, коли ви обираєте категорію.

Якщо видалити категорію, її підкатегорії перейдуть до батьківської категорії.

Звіти й підсумки

  • Внизу списку — «Разом» за обраний період, з розбивкою за категоріями.
  • Список можна групувати, налаштовувати колонки й вивантажувати.
  • Звіт «Витрати» показує структуру витрат, динаміку й частку витрат у виручці.
  • Звіт «Продажі та прибуток» віднімає витрати від виручки — як саме, пояснено в статті «Як рахується прибуток».

З Рекс.ШІ

Витрати зручно вносити й питати словами в Рекс.ШІ:

  • «Додай витрату 1 200 ₴ на рекламу в Instagram учора»
  • «Які витрати цього місяця за категоріями?»
  • «Скільки ми витратили на доставку покупцям за квартал?»
  • «Які витрати варто вести невеликому інтернет-магазину на ФОП?»

Часті питання

Чи треба вносити закупівлю товару як витрату? Ні. Гроші за товар — це собівартість, вона рахується із закупівель і віднімається під час продажу. Якщо внести закупівлю ще й витратою, прибуток зменшиться двічі.

Куди вносити доставку від постачальника? У закупівлю — тоді вона розподілиться в собівартість товарів. У витрати — лише доставку покупцям за ваш рахунок.

Хто може вносити витрати? Ролі з дозволами на витрати (перегляд, створення, зміна, видалення налаштовуються окремо). Див. Команда й ролі.