Закупівлі (інвойси постачальників)

Закупівля (у системі — інвойс) фіксує, що, у кого, по скільки й з якою доставкою ви купили. З неї Рекс ставить товар на склад і рахує справжню собівартість кожної одиниці: ціна + доставка, у гривнях за реальним курсом оплати. Саме з неї потім рахується прибуток кожного продажу.

Відкрийте Товари → Закупівлі.

Порада

Закупівлі не обов’язкові, щоб почати продавати: у «Простому складі» можна продавати й без залишків. Але тільки із закупівлями Рекс знає собівартість і показує точний прибуток.

Список закупівель

Вкладки зверху відбирають інвойси за станом: «Усі», «Очікують оплати», «Очікують відправлення», «У дорозі», «Отримані», «Спецстатуси» і «Довго в дорозі».

• Пошук — за номером, назвою, трек-номером, постачальником і товаром.
• Період — за датою покупки (типово «Цей рік»).
• Колонки: «Номер», «Назва», «Постачальник», «Дата покупки», «Статус», «У дорозі» (днів), «Оплата», «Сума», «Залишок» до сплати, «Собівартість, ₴» та інші через налаштування колонок. Рядки можна групувати, наприклад за постачальником.
• Меню рядка ⋮: «Відкрити», «Оплачено сьогодні», «Відправлено сьогодні», «Отримано сьогодні», «Спецстатус», «Копіювати інвойс», «Видалити».

Посилка в дорозі 30 днів і довше підсвічується «Довго в дорозі — перевірте відстеження», 40 днів і довше — «Час відкривати спір / повернення».

Новий інвойс

1. Натисніть «Новий інвойс».
2. Оберіть «Постачальник». Немає в списку — введіть назву й натисніть «Створити «…»»: відкриється картка постачальника.
3. Перевірте «Валюта» і «Склад».
4. Додайте товари кнопкою «Додати товар».
5. Заповніть «Доставка» і «Оплата», якщо вони вже відомі.
6. «Зберегти» (⌘S / Ctrl+S).

Решту можна дописати пізніше: трек-номер, дати, оплати. Якщо вийти з незбереженими змінами, Рекс перепитає «Вийти без збереження?».

Постачальник, валюта, склад

• «Торгова площадка» (AliExpress, 1688, місцеві оптовики…) береться з картки постачальника: «Як у постачальника — змінюється в його картці». «Редагувати постачальника» відкриває його картку просто з інвойсу.
• «Валюта» — валюта, у якій ви платите постачальнику: USD, CNY, EUR, UAH… Список увімкнених валют і курси НБУ — у «Налаштування валют».
• «Склад» — куди надійде товар. Якщо склад один, він обраний сам; інакше підставиться склад з минулого інвойсу.

Товари: лоти й кількості

Постачальники часто продають упаковками: «7 лотів по 3 штуки за 0,99 $». Тому рядок інвойсу — це лот:

• «Куплено лотів» × «Товарів у лоті» = «Усього товарів»;
• «Ціна (1 лот)» — у валюті інвойсу; під нею видно ціну за 1 шт;
• якщо ціна вказана за штуку, лишіть 1 у лоті.

Приклад: 7 лотів × 3 шт за 0,99 $ = 21 шт по 0,33 $, товарів на 6,93 $.

Вікно «Додати товар»

• Блок «Рекс розпізнає товар за посиланням» — вставте посилання на товар у постачальника й натисніть «Розпізнати»: Рекс візьме назву, артикул і фото. Див. «Розпізнати» за посиланням.
• «Товар з каталогу» — знайдіть товар за назвою чи кодом. Немає в каталозі — введіть назву й оберіть «Створити»: товар додасться в каталог неактивним, щоб не потрапити в продаж без фото, ціни й опису. Увімкніть його, коли картка буде готова.
• Одиниця виміру — завжди як у каталозі («Одиниця: шт»). Змінити її можна лише в картці товару. Для нового товару одиницю обирають тут.
• «Кількість» і «Ціна» — див. вище. «Доставка (1 лот)» є лише в режимі «У кожного лота своя доставка».
• «Вага, кг»: «Один лот», «Одна од.» або «Загальна» — заповніть будь-яке поле, інші буде розраховано. Вага потрібна для розподілу доставки за вагою.
• «Як у постачальника»: «Оригінальна назва», «Артикул постачальника», «Посилання», «Опис» — щоб знайти товар у постачальника наступного разу.

«Зберегти й додати ще» залишає вікно відкритим для наступного рядка.

Зверніть увагу

У закупівлю не можна додати комплект (купують його складові) і сам товар з варіантами — лише конкретний варіант.

Доставка

«Розрахунок доставки» визначає, як доставка розкладається на собівартість:

Режим	Як рахується
«У кожного лота своя доставка»	у кожному рядку «Доставка (1 лот)» × кількість лотів
«Загальна, пропорційно ціні»	«Вартість доставки (усього)» ділиться між рядками пропорційно їхній вартості
«Загальна, пропорційно вазі»	ділиться пропорційно загальній вазі рядків. Якщо ваг не вказано, Рекс розподілить за ціною й попередить «Ваги не вказано»

Тут же «Служба доставки» (Meest China, Нова Пошта Глобал, Укрпошта… — «Нова служба доставки» пропонує готовий список українських і міжнародних служб) і «Трек-номер».

Оплата й курс

«Схема оплати»:

• «Одним платежем» — укажіть «Фактично сплачено, ₴»: скільки гривень реально списалося з картки чи рахунку, разом із банківським курсом і комісіями. Дата оплати підставиться сама.
• «Оплата суми частинами» — передоплата, потім решта. Кожен платіж — кнопкою «Додати платіж»: «Дата», «Сума у валюті інвойсу», «Фактично сплачено, ₴», «Коментар». Рекс покаже «Фактичний курс» кожного платежу.
• «Оплата товарів частинами» — коли ви платите за окремі позиції чи окремо за доставку. У платежі є «Призначення платежу»: скільки за який товар і скільки за доставку. «Сплатити залишок» заповнить усе, що лишилось.

Платежі вносяться після першого збереження інвойсу.

Як рахується собівартість

1. Вартість рядка = товари + його частка доставки (у валюті інвойсу).
2. Поки інвойс не оплачено, вартість переводиться в гривні за поточним курсом НБУ — це оцінка, у таблиці позначена «за поточним курсом».
3. Після оплати береться фактично сплачена сума в гривнях і ділиться між рядками пропорційно їхній вартості — собівартість стає остаточною («за фактичною оплатою»). Якщо дату оплати вказано без суми, береться курс НБУ на дату оплати.
4. При оплаті частинами остаточна собівартість з’являється, коли інвойс (або рядок — у схемі «Оплата товарів частинами») оплачено повністю.

Собівартість одиниці = собівартість рядка ÷ кількість товарів. Коли вона уточнюється після оплати, Рекс перераховує й собівартість уже проданих з цієї партії товарів — прибуток у звітах завжди за реальними цифрами.

Блок «Підсумки» праворуч показує «Товари», «Доставка», «Сума», «Оплачено», «Залишок», «Еквівалент за курсом», «Фактично сплачено, ₴», «Собівартість, ₴» і «Поточний курс».

Статуси: від покупки до складу

Угорі інвойсу — шкала з чотирьох кроків, кожен зі своєю датою:

«Створено» (дата покупки) → «Оплачено» (дата оплати) → «Відправлено» (дата відправлення) → «Отримано» (дата отримання).

Статус рахується сам за датами: «Очікує оплати» → «Очікує відправлення» → «У дорозі» → «Отримано». Кнопка наступного кроку — «Оплачено сьогодні», «Відправлено сьогодні» чи «Отримано сьогодні» — ставить сьогоднішню дату й одразу зберігає. Біля кожної дати є «Сьогодні», «Вчора» і «Очистити».

Що відбувається на складі

• Поки товар не отримано, кожен рядок — партія зі статусом «Очікується». Її видно на складі в колонці «Очікується», і її вже можна продавати під замовлення: такі резерви позначено як передзамовлення.
• «Отримано» — партії стають «На складі» за своєю собівартістю. З цього моменту їх можна комплектувати й відвантажувати.
• Продажі списують партії за FIFO: спершу найстаріші, тож прибуток кожного замовлення рахується за ціною тієї партії, з якої товар фізично пішов. Див. Залишки й склад.

Спецстатуси, копія, видалення

Меню ⋮ у шапці інвойсу або в рядку списку:

• «Спецстатус»: «Запит на повернення коштів», «Кошти повернуто, товар не отримано», «Втрачено». Два останні знімають очікувані партії зі складу — товар уже не прийде. «Скинути спецстатус» повертає звичайний стан.
• «Копіювати інвойс» — нова закупівля з тими самими товарами, наприклад для повторного замовлення.
• «Видалити» — видаляє інвойс і його партії зі складу, резерви замовлень перерозподіляються. Якщо частину товару вже продано, видалення заблоковане — встановіть спецстатус.

«Документи» формують для інвойсу «Прибуткова накладна».

Імпорт з накладної

Не хочеться вносити рядки вручну? Кнопка «Імпорт з накладної» у списку закупівель підготує чернетку інвойсу з документа постачальника.

1. Натисніть «Імпорт з накладної».
2. Завантажте документ: PDF, фото (JPG, PNG, HEIC), скриншот замовлення AliExpress чи 1688 або таблицю XLSX / CSV — до 20 МБ, до 5 файлів одного документа (наприклад, кілька сторінок).
3. За бажанням додайте «Підказка для AI»: «ціни в доларах», «сторінки 2–3 — продовження».
4. Натисніть «Розпізнати». Рекс.ШІ прочитає документ і відкриє екран «Перевірка імпорту закупівлі».

На екрані перевірки порівняйте чернетку з оригіналом:

• Шапка: «Назва», «Постачальник з довідника» («Знайдено в довіднику автоматично») або «Новий постачальник» («Буде створено під час збереження»), «Торгова площадка», «Дата закупівлі», «Валюта», «Розподіл доставки», «Доставка по документу».
• «Що варто перевірити» — що Рекс помітив: обчислену з суми кількість чи ціну, нечіткі рядки.
• Рядки: кожен можна вимкнути («Включити рядок»), біля кожного — «Впевненість розпізнавання» і текст «У документі: …». Товар підбирається з каталогу («Знайдено в каталозі» або «Обрано AI»); якщо схожих кілька — «оберіть або створіть новий». «Створити новий товар» додасть його в каталог (неактивним) з «Назва товару в системі» і «Код (SKU)». Кількості — «Лотів» × «Штук у лоті».
• Підсумки: «Товари», «Доставка», «Разом» і «У документі до сплати». Якщо суми не збігаються, Рекс попередить — перевірте знижки, ПДВ і доставку.
• «Запам'ятати відповідності для наступних імпортів» — Рекс збереже псевдоніми: наступна накладна цього постачальника зіставиться сама.

Натисніть «Створити закупівлю» — інвойс з’явиться в списку, а остаточну собівартість (курс, доставка, оплати) Рекс порахує після збереження. «Відхилити» — видалити чернетку (файли залишаться).

Розпізнавання витрачає ШІ-кредити. Накладну можна передати й у чаті Рекс.ШІ: «Оприбуткуй накладну постачальника з файлу» — див. Дії Рекс.ШІ.

Часті питання

Товар ще в дорозі. Чи можна його вже продавати? Так. Замовлення зарезервує очікувану партію (передзамовлення), а відвантажити його вийде, коли товар надійде. У «Простому складі» продавати можна навіть те, чого немає ні на складі, ні в дорозі.

Чому собівартість змінилась після оплати? До оплати вона рахувалася за поточним курсом НБУ, а після — за сумою, яку ви реально заплатили, разом з комісіями банку.

Як врахувати комісію за переказ чи мито? Вкажіть їх у «Фактично сплачено, ₴» (комісія банку) або додайте до доставки — тоді вони розкладуться на собівартість товарів.

Де подивитися, скільки я винен постачальникам і що ще їде? У звітах «Борги» та «Очікувані поставки» — див. Звіти.