Інвентаризація, списання й коригування

Буває, що реальна кількість на полиці не збігається з обліком: щось розбилось, загубилось, прийшло без документів. Для цього є документи на вкладці Склад → Інвентаризація. Кожен з них змінює залишки за FIFO й лишає слід у русі товарів.

Чотири типи документа

Тип	Коли	Що вводите
«Інвентаризація»	перерахували товар на полиці	скільки є фактично — різницю Рекс оприбуткує або спише сам
«Списання»	брак, пошкодження, втрата, подарунок	скільки списати й причину
«Коригування»	ручна зміна: «+» додає на склад, «−» списує	зміну (±)
«Залишки на початок»	перше внесення товару, який уже є	кількість і собівартість од.

Створити документ:

• на вкладці «Інвентаризація» — кнопки «Інвентаризація» і «Списати»;
• на вкладці «Товари» складу — позначте товари й натисніть «Інвентаризація» чи «Списати», і вони вже будуть у документі;
• у картці товару на складі — «Списати»;
• «Внести залишки» у шапці складу.

Тип можна змінити картками вгорі документа, доки його не проведено.

Як додавати товари

Поле «Знайдіть товар або відскануйте штрихкод» завжди вгорі документа, навіть коли список довгий.

• Введіть назву, код чи штрихкод → Enter додає товар. Точний збіг коду чи штрихкоду має перевагу.
• Сканер працює одразу, без кліків: кожен скан додає 1, повторний скан того самого товару — ще +1.
• ↑ ↓ — вибір у підказках, Esc — очистити поле.
• Товар, який уже є в документі, позначено «у списку».

Біля кожного рядка видно, скільки товару зараз на складі, а результат рахується на льоту: різниця, «Залишиться» або сума.

У документі може бути до 1000 товарів. Якщо складів кілька, спершу оберіть «Склад». «Дата» — коли відбулась операція (є «Сьогодні» й «Вчора»).

Інвентаризація

1. Створіть документ «Інвентаризація».
2. Додайте товари одним зі способів:
   • скануйте або шукайте товари по одному, вписуючи «Фактично»;
   • «Заповнити зі складу» — додати все, що зараз є на складі. Оберіть:
     • «Фактично = за обліком» — швидко: змініть лише ті товари, де є розбіжність;
     • «Залишити порожнім» — повний перерахунок: впишіть кількість для кожного товару.
3. Перевірте колонку «Різниця». У довгому списку допоможуть «Знайти у списку» і відбори «Усі», «Розбіжності», «Не пораховані».
4. «Провести» (⌘↵ / Ctrl+Enter) або «Зберегти чернетку», щоб дорахувати пізніше.

Що відбувається при проведенні:

• більше, ніж за обліком → надлишок оприбутковується (операція «Оприбуткування»);
• менше → нестача списується за FIFO, зі старіших партій (операція «Нестача»);
• так само → нічого не змінюється, рух не створюється;
• рядки без кількості не потрапляють у документ — Рекс попередить «N не пораховано».

Зверніть увагу

Поки документ — чернетка, залишки не змінюються. Колонку «За обліком» і різницю Рекс зафіксує в момент проведення: якщо поки ви рахували, щось продали, різниця врахує це.

Списання

1. Натисніть «Списати» й додайте товари.
2. Для кожного вкажіть, скільки «Списати» — поруч видно, скільки «Залишиться».
3. Оберіть «Причина списання» чипом: «Брак», «Пошкодження», «Закінчився термін придатності», «Втрата», «Для власних потреб», «Зразок / подарунок» — або впишіть свою.
4. «Провести».

Товар списується за FIFO, а сума списання за собівартістю потрапляє в звіти. Якщо списати більше, ніж є на складі, Рекс попередить «більше, ніж є на складі».

Коригування

Для ручної зміни без перерахунку: кнопки «Менше» / «Більше» або число в полі «Зміна (±)». Додатна зміна оприбутковує товар, від’ємна — списує.

Так само працюють кнопки −/+ на картках каталогу: кожна така зміна — це коригування на основному складі.

Залишки на початок

Перший раз вносите товар, який уже лежить у вас? Оберіть «Залишки на початок» і для кожного товару вкажіть кількість і «Собівартість од.» — за скільки ви його купували. Рекс створить партії з цією собівартістю, і прибуток з перших продажів буде точним.

Собівартість у документі видно й для надлишку інвентаризації чи додатного коригування — тим, хто має доступ до прибутку. Якщо її не вказати, Рекс візьме останню відому собівартість товару.

Чернетки й історія

Список документів має відбори за типом: «Усі», «Інвентаризація», «Списання», «Коригування», «Залишки на початок». Колонки: «Номер», «Дата», «Тип», «Статус» («Чернетка», «Проведено», «Скасовано»), «Склад», «Товари», «Надлишок», «Нестача», «Коментар».

Клік по документу відкриває його. Чернетку можна змінити, «Провести» або «Скасувати документ» — залишки при цьому не зміняться.

Часті питання

Як перерахувати лише одну полицю чи категорію? Не заповнюйте документ усім складом: скануйте товари з полиці по одному. Або на вкладці «Товари» складу відфільтруйте категорію, позначте товари й натисніть «Інвентаризація».

Що робити, якщо проведено з помилкою? Проведений документ не скасовується. Створіть нове коригування на різницю — так історія залишиться чесною.

Чи можна рахувати з телефона? Так, документ працює на телефоні, а сканер штрихкодів, підключений до телефона чи комп’ютера, додає товари так само.